Họp xong việc và họp thêm việc

Mục đích của họp để làm gì?

Trong môi trường làm việc hiện đại, chúng ta đã quen với việc tham dự và thực hiện những cuộc họp. Nhưng rốt cục, chúng ta họp để làm gì?

Đây là một vài lý giải cho việc chúng ta cần họp.

• Thông báo, thống nhất:
  • Muốn mọi người nắm được thông tin;
  • Muốn mọi người có cách làm việc chung, cách hiểu chung;
• Thảo luận vấn đề – tìm giải pháp cho vấn đề có sẵn;
  • Tìm nguyên nhân;
  • Đưa kế hoạch hành động;
  • Cụ thể hóa việc thực hiện;
  • Phân bổ trách nhiệm thực hiện;
• Review định kỳ: kiểm tra tiến độ, điều chỉnh kế hoạch hành động;
  • Định lượng công việc;
  • Phải làm gì tiếp theo;
  • Cần cộng tác;
  • Cách cộng tác;
• Phải làm – Là trách nhiệm;

Những cảm xúc khi tham gia họp

• Bị bắt đi họp; Bị bắt tổ chức họp;
• Tôi có một ý tưởng cần chia sẻ;
• Aka trốn việc 1 lúc – dù sau đó phải trả “nợ”;
• Định kỳ phải làm; Quy trình nó thế;
• Thật phiền phức;
• Buồn ngủ;
• Thấy mình thừa thừa;
• Đi họp cũng oai;

Như bạn thấy, dù mục đích lớn bé, tốt ra sao. Cảm nghĩ của các thành viên luôn lẫn lộn và đôi khi không quan tâm tới cuộc họp.

Vậy làm thế nào để truyền tải mục đích cuộc họp, để họp hiệu quả? Tối đa lợi ích của nhiều bên?

Mọi người hẳn đã quen với các bước:
– Truyền thông
– Chuẩn bị
– Tham gia
– Tổng kết

Nhưng họp vẫn không hiệu quả? Vì sao vậy?

Các cuộc họp chồng chéo, sự cộng tác nhiều bên, có quá nhiều thông tin. Đôi khi một cuộc họp sinh ra chỉ để “họp” về một cuộc họp khác. Chúng ta có quá nhiều cuộc họp.

Vậy làm cách nào để họp bớt việc, chứ đừng họp thêm việc?

Một vài gợi ý để họp hiệu quả hơn

• Tập trung tối đa đưa ra các hành động cụ thể, nhỏ, có trách nhiệm thực thi;
• Không tập trung vào cá nhân;
• Thiết lập Cơ chế nhắc;
• Giữ những điều này lặp lại;
• Giữ 5 giá trị Scrum;

Khác

Dưới đây là 1 bài viết khác về việc họp xong việc và họp thêm việc (tác giả nhatnk). Chia sẻ thêm để mọi người cùng suy ngẫm.

Công việc phụ thuộc lẫn nhau, cần hỗ trợ nhau, cần thống nhất để ra quyết định chung cho nên chúng ta họp. Thế nhưng không phải cuộc họp nào cũng giống cuộc họp nào.

Thông thường, nếu nhìn theo khía cạnh mục đích và tính chất của các phiên họp thì có thể thấy một số loại họp như: brainstorming, lập kế hoạch, check-in, rà soát, cải tiến…

Một trong những tiêu chí quan trọng để biết các phiên họp này có “thành công” hay không đó là xem nó có cung cấp một danh sách các hành động TỐT cần làm trong thời gian tới hay không.

Nhưng có một góc nhìn khác khá thú vị đó là nhìn vào kết quả của các phiên họp so với mục đích ban đầu của chúng, chúng ta sẽ thấy có 2 loại họp: Thêm việc và Xong việc.

Họp xong việc được hiểu đơn giản là họp xong thì đạt được mục đích ban đầu của nó, không cần họp nữa, không cần làm gì nữa (ngoài các hành động mới mà đã thống nhất được trong cuộc họp). Danh sách các hành động mới từ các phiên họp này thường cũng sẽ TỐT, góp phần cho công việc tiến lên phía trước.

Họp thêm việc thì ngược lại, họp xong vẫn không đạt được mục đích ban đầu, mà phải làm thêm nữa, phải họp tiếp thêm nữa để bàn tiếp. Danh sách công việc sau các phiên họp này thì thường là lặp lại những gì mình đã bàn trước đó, đến nay vẫn dở dang, vẫn phải tiếp tục làm.

Nguyên nhân lớn nhất dẫn đến dạng họp thêm việc là không có sự chuẩn bị chu đáo trước các cuộc họp. Chẳng hạn:

– Họp bàn kế hoạch mà không thu thập dữ liệu trước, suy nghĩ về định hướng trước thì e khó để có dữ liệu mà thảo luận cho thấu đáo, dẫn đến cuối cuộc họp sẽ có một hành động dạng như “tìm kiếm thêm dữ liệu để chốt…”
– Họp chốt kế hoạch mà không chuẩn bị trước kế hoạch chi tiết thì sau phiên họp sẽ có hành động dạng như “làm rõ việc A hơn, tìm hiểu cách làm việc B, tính thêm số C…”
– Họp brainstorming mà trước đấy mỗi cá nhân không suy nghĩ trước, chuẩn bị trước thì thường sẽ rất mất thời gian, và các ý tưởng được sản sinh trong vòng 5-10 phút thường có giá trị về mặt táo bạo, mới mẻ, đột phá chứ hiếm khi có giá trị về mặt khả thi và thực thế. Và sau mỗi phiên họp như vậy, khổ chủ (owner) vẫn phải về và hì hụi nghĩ tiếp.
Và có vô vàn những tình huống họp tương tự như vậy, họp xong cho “an tâm” là đã có họp rồi, chứ kết quả thì vẫn lẹt đẹt.

Vậy nên, theo tinh thần nhanh chóng hoàn thành công việc (finishing) chứ đừng kéo dài lê thê thì chúng ta nên làm hết sức để mỗi cuộc họp đều có thể kết thúc thực sự thông qua chuẩn bị cẩn thận cho từng phiên họp.