Định nghĩa công việc theo phương pháp S.M.A.R.T

Nếu phải chọn một hành động quan trọng nhất trước khi bắt tay làm bất cứ một công việc nào, bạn sẽ chọn hành động gì? Tôi đã hỏi rất nhiều người và câu trả lời tôi thường nhận được là lập kế hoạch. Thật đáng tiếc, đó không phải là câu trả lời tốt. Lập kế hoạch chỉ nên là hành động đứng thứ hai bởi nó phải nhường chỗ cho hành động định nghĩa công việc. An bắt đầu việc học tiếng Anh bằng cách lên một lịch trình chi tiết về việc đăng ký một khoá học, dành mỗi thời gian cuối tuần để luyện tập thêm; sau 6 tháng thực hiện kế hoạch hoàn hảo, An có thể đọc và viết các tài liệu bằng tiếng Anh, song An vẫn thấy thất vọng vì khả năng giao tiếp của mình. Một kế hoạch hoàn hảo cùng những nỗ lực tuyệt vời đã được An thực hiện nhưng không mang lại hiệu quả như An mong đợi; chỉ vì An đã bỏ đi hành động đầu tiên, và cũng là hành động quan trọng nhất, định nghĩa hoàn thành cho việc học tiếng Anh.

An không phải là một trường hợp đặc biệt. Theo nghiên cứu của Đại học Scran-ton, chỉ 8% những người được khảo sát nói rằng họ đạt được mục tiêu của mình trong năm 2014, phần nhiều nói rằng họ không chắc chắn đạt được mục tiêu hay chưa. Điều này nghe thật nực cười, nhưng sự thực là, hầu hết chúng ta không thể đánh giá kết quả công việc của mình chỉ vì đã bỏ qua hoặc thực hiện rất sơ sài hành động quan trọng nhất định nghĩa công việc.

Phương pháp định nghĩa công việc SMART dựa trên 5 yếu tố tạo nên từ này: S.M.A.R.T = Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound. Trong đó:

Specific (Cụ thể). Nếu công việc mông lung, làm sao chúng ta biết phải làm gì?

Một trong những sai lầm chúng ta hay gặp phải là xác định công việc một cách mơ hồ; và mơ hồ nhất là việc chúng ta bước ra khỏi nhà vào buổi sáng chỉ với một công việc duy nhất: đi làm. Nhưng cụ thể đến mức lập trình chức năng A, gặp đối tác B… thì không nhiều người xác định được trước khi chúng ta bước chân ra khỏi nhà vào 8 giờ sáng.

Measurable (Đo được). Nếu công việc không đo được, làm sao chúng ta biết khi nào mình đã hoàn thành?

Đây chính là yếu tố chúng ta dễ dàng bỏ qua và rồi vắt kiệt sức mình với một công việc mơ hồ; và mơ hồ nhất có lẽ là việc kiếm tiền. Nhưng nếu không định nghĩa rõ ràng việc kiếm 5 triệu hay 10 triệu thì bao giờ chúng ta sẽ dừng lại đây? Trở thành tỉ phú đô la dù sao cũng khoa học hơn kiếm được nhiều tiền.

Achievable (Khả thi). Nếu công việc không khả thi, làm sao chúng ta thực hiện?

Chúng ta có thể nghĩ lớn, đặt ra những mục tiêu vĩ đại cho cuộc đời mình. Nhưng hãy lưu ý, đó chỉ là tầm nhìn; khi định nghĩa một công việc cụ thể, chúng ta cần chắc chắn rằng công việc đó khả thi tại thời điểm hiện tại hoặc tương lai gần. Gặp tổng thống Obama vào tuần sau để bàn về giải pháp chống khủng bố là một công việc bất khả thi với 99.999% dân số thế giới; tại sao không bắt đầu bởi việc gửi thư cho tổng thống Obama để nêu quan điểm của mình về giải pháp chống khủng bố vào tuần sau? Thật bất ngờ là công việc đó khả thi với ít nhất 30% dân số, những người sử dụng Internet; và chúng ta có thể thực hiện.

Relevant (Liên quan). Nếu công việc không có sự liên quan (tới cuộc sống, những mục tiêu khác), chúng ta thực hiện công việc có ý nghĩa gì?

Đây là điểm đặc biệt quan trọng, bởi trong thế giới cá nhân, chúng ta có thể có hàng trăm việc để làm mỗi ngày, hãy lựa chọn đúng công việc cần thiết.

Time-Bound (Có thời hạn). Nếu công việc không giới hạn thời gian, khi nào nó được bắt đầu và kết thúc?

Hãy nhớ lại phương pháp quản lý thời gian; bởi thời gian của chúng ta là hữu hạn, ai quản lý thời gian tốt hơn, người đó có khả năng thành công cao hơn.

Nguồn: Trích sách Agile Y (Hien Nguyen)

Ví dụ về một vài cách định nghĩa công việc:

22h tối gửi email các thông tin cho anh X gồm: file nội dung, file slide, xác nhận tham gia trình bày ngày 23.08. yêu cầu anh X confirm lại email.

22h tối viết bài blog về SMART dựa theo sách Agile Y, có thêm 3 ví dụ về đầu việc theo tiêu chí SMART.

10h sáng viết Review sách Agile Y về các nội dung: Agile, Dev, Phát triển cá nhân. Mỗi nội dung lấy 1 ví dụ (trích dẫn trong sách – 3 ví dụ)