Hỏi 5 lần tại sao

Bạn có bao giờ bắt tay vào giải quyết ngay khi vấn đề xảy ra nhưng rồi vấn đề dường như vẫn cứ lằng nhằng, không dứt điểm được? Nếu chuyện này xảy ra cho bạn, có lẽ vấn đề mà bạn đang giải quyết không phải là vấn đề, hoặc vấn đề chưa được giải quyết tận gốc rễ. Thường thì khi vấn đề xảy ra, phản ứng ngay lập tức của con người là suy đoán ngay nguyên nhân, rồi tập trung ngay vào giải pháp. Có khi, giải quyết nhanh cũng giống như lấy băng keo bịt vào ống nước, trước sau gì cũng bị lực nước đẩy bung ra.

Trong lý thuyết quản trị của người Nhật (Kaizen), có một phương pháp giúp ta tìm ra gốc rễ của mọi vấn đề mà bạn nên thử áp dụng. Đó là cách hỏi 5 lần câu hỏi tại sao. Ví dụ nhé:

1. Tại sao tôi không thể hoàn thành tất cả công việc tại cơ quan?
Vì tôi có quá nhiều việc để làm

2. Tại sao có quá nhiều việc để làm?
Vì tôi bị xếp gọi tham gia vào những công việc khác nên công việc đã lên kế hoạch ưu tiên của tôi lại không thực hiện được.

3. Tại sao bạn lại bị kéo vào những công việc khác?
Vì chỉ có tôi mới biết những công việc đó thôi

4. Tại sao chỉ có bạn biết công việc đó thôi?
Vì chưa ai khác được huấn luyện để làm những công việc này cả

5. Tại sao chưa ai khác được huấn luyện những công việc này cả?
Vì chúng ta chưa có chương trình huấn luyện kỹ năng chéo cho các phòng ban

Nhìn vào 5 câu hỏi tại sao ở trên, nếu chúng ta dừng lại ở câu hỏi số 2, có lẽ cách giải quyết của bạn sẽ là khoá riêng thời gian cho bản thân để làm công việc mình đã lên kế hoạch. Thế nhưng cách giải quyết đó của bạn sẽ chẳng giải quyết dứt điểm gốc rễ của vấn đề, có khi lại còn làm nảy sinh ra thêm vấn đề khác, ví dụ như công việc khác cần có bạn tham gia sẽ bị đình trệ chẳng hạn. Từ câu hỏi số 1 đến câu hỏi tại sao số 5, cách giải quyết của bạn rõ ràng là hoàn toàn khác nhau, và chỉ khi chúng ta đi đến gốc rễ của vấn đề, thì vấn đề đó mới được hoàn toàn giải quyết.

Ví dụ trên hoàn toàn là một ví dụ ở mức ‘abstract’ – trừu tượng. Hãy thử đặt 5 câu hỏi tại sao liên quan tới công việc hàng ngày của bạn và thử tìm nguyên nhân gốc rễ, sau đó đưa phương án giải quyết cho vấn đề này. Khi đã quen với phương pháp làm việc này, có thể bạn chỉ cần từ 3-4 câu hỏi tại sao để tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

Con số ‘5’ trong kỹ thuật này là được đúc kết từ kinh nghiệm thực tiễn số lần sử dụng lặp lại câu hỏi ‘Tại sao’. Đôi lúc, chúng ta có thể sử dụng ít hơn hoặc nhiều hơn 5 câu hỏi. Và đôi lúc, chúng ta có thể tìm ra được gốc rễ vấn đề, đôi lúc không. Nhưng chắc chắn, càng đặt nhiều câu hỏi tại sao thì bản chất của vấn đề càng lộ rõ và chúng ta càng có nhiều cơ sở để đưa ra các quyết định thích hợp nhất.